Các xu hướng công nghệ trong tổ chức sự kiện năm 2024

Trong những năm gần đây, ngành Event bước vào kỷ nguyên mới trong áp dụng công nghệ vào tổ chức sự kiện. Không còn chỉ dừng lại ở tính hiệu quả khi tổ chức 1 sự kiện mà còn là một sự đổi mới hoàn toàn đòi hỏi sự chú tâm của người làm sự kiện. Trong năm 2024 – được dự báo là một năm suy thoái kinh tế trên toàn cầu, đòi hỏi tất cả doanh nghiệp phải tìm kiếm các giải pháp thiết thực để tiết kiệm chi phí, thời gian và giảm bớt áp lực cho doanh nghiệp trong thời buổi kinh tế khó khăn. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là một vai trò rất quan trong trong các Agency và nội bộ doanh nghiệp bời vì đòi hỏi sự tìm tòi, đổi mới các giải pháp cho tổ chức sự kiện để mang lại hiệu quả cao nhất với ngân sách thấp nhất.

Trong năm 2024, việc cập nhật các xu hướng công nghệ tổ chức sự kiện mới là điều cần thiết và sẽ giúp ích rất nhiều cho các nhà lập kế hoạch sự kiện đạt được hiệu quả cao hơn trong công việc với một ngân sách eo hẹp trong suy thoái kinh tế toàn cầu. Dưới đây là các xu hướng công nghệ tổ chức sự kiện được dự đoán sẽ là trends trong năm nay.

Cá nhân hoá trong kế hoạch sự kiện

Để đoán đầu xu hướng công nghệ áp dụng cho tổ chức sự kiện, các nhà tổ chức sự kiện đang ưu tiên việc cá nhân hoá thông qua công nghệ tiên tiến như phân tích dữ liệu. Bằng cách tiếp cận chiến lược này, các nhà tổ chứ sự kiện với mục đích tạo ra những trải nghiệm mang tính cá nhân hoá cao hơn cho người tham dự sự kiện được tổ chức. Điều này vượt xa khả năng tuỳ chỉnh đơn thuần nhằm thúc đẩy sự tương tác và hài lòng cảu khách mời. Trong những năm sắp tới, việc tích hợp dữ liệu, ứng dụng mobile apps cho Event và trí tuệ nhân tạo AI sẽ làm mới lại trải nghiệm của khách mời tham dự, họp lý hoá hoạt động của địa điểm tổ chúc và nâng cao hiệu quả trong việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Những điều này đảm bảo cho việc thành công của các sự kiện và có tác động trực tiếp vào sự kiện được tổ chức. Các khía cạnh chính được xác định trong cuộc cách mạng cá nhân hoá này là:

• Độ chính xác – Điều hướng dữ liệu: Việc phân tích dữ liệu người tham dự sự kiện sẽ điều chỉnh theo mọi khía cạnh của sự kiện một cách cá nhân hoá, đảm bảo cho khách mời tham dự sẽ cảm thấy giá trị bản thân được nâng cao.
• Nội dung và thông báo về sự kiện được tích hợp trên mobile app: Ứng dụng di động cung cấp thông tin về các nội dung của sự kiện được tổ chức, kịp thời thông báo đến khách mời các thay đổi liên quan của sự kiện.
• Trí tuệ nhân tạo AI đóng vai trò tương tác, hướng dẫn khách mời: Trợ lý ảo bằng trí tuệ nhân tạo AI cung cấp hỗ trợ cá nhân hoá theo thời gian thực, giúp nâng cao hành trình trải nghiệm của khách mời trong sự kiện.
• Ra quyết định dựa trên cơ sở dữ liệu: Trí tuệ nhân tạo AI phân tích dự liệu của khách mời sự kiện để có các thông tin chi tiết và hữu ích. Giúp các nhà tổ chức sự kiện tinh chỉnh kế hoạch dựa trên kỳ vọng của doanh nghiệp.

Hologram

Trải qua sự phát triển đột phá, công nghệ hologram đang nổi lên như một xu hướng quan trọng trong lĩnh vực tổ chức sự kiện năm 2024. Được biết đến như một cách đổi mới trong truyền thông sự kiện, hologram không chỉ thu hút sự chú ý mà còn mở ra những khả năng mới trong việc tương tác và kết nối.

Hệ thống hologram hiện đại không chỉ giới hạn ở việc tạo ra hình ảnh ba chiều độc đáo mà còn kết hợp với âm thanh và ánh sáng, tạo nên trải nghiệm đa giác. Một số công ty tổ chức sự kiện hàng đầu đã áp dụng công nghệ này để tạo ra không gian ảo tuyệt vời, mang đến trải nghiệm sống động mà trước đây chỉ có thể thấy trong các bộ phim khoa học viễn tưởng.

Trong ngữ cảnh tổ chức sự kiện, hologram mở ra nhiều ứng dụng độc đáo và hiệu quả. Một trong những ứng dụng nổi bật là việc sử dụng hologram để “đưa” diễn giả hoặc nghệ sĩ đến sự kiện mà không cần họ có mặt vật lý. Điều này mở ra cánh cửa cho việc tổ chức sự kiện quốc tế mà không gặp vấn đề về lịch trình và chi phí di chuyển. Người tham dự có thể tận hưởng buổi diễn hoặc bài giảng của họ mà không cần phải di chuyển đến địa điểm.

Ngoài ra, trong lĩnh vực triển lãm và trưng bày sản phẩm, hologram cũng đang trở thành một công cụ quan trọng. Các doanh nghiệp có thể tạo ra hình ảnh 3D sống động của sản phẩm mà không cần đưa sản phẩm thật đến triển lãm. Điều này giúp giảm rủi ro hỏng hóc và chi phí vận chuyển, đồng thời tăng cường hiệu ứng thị giác và tạo ra sự tò mò từ phía khách hàng.

Một ứng dụng khác của hologram trong tổ chức sự kiện là trong việc tạo ra không gian tương tác. Các khách tham dự có thể tương tác với hình ảnh holographic để nhận thông tin, xem video, hoặc thậm chí tham gia các trò chơi ảo. Điều này tạo ra một không gian trải nghiệm độc đáo và giao tiếp chặt chẽ giữa người tổ chức và khách tham dự.

Tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI)

Trong năm 2023, nhành tổ chức sự kiện tại Việt Nam và trên thế giới đã trải qua một sự chuyển đổi đáng kể thông qua việc tích hợp AI vào tổ chức sự kiện. Theo đó, các chuyên gia tổ chức sự kiện trên thế giới dự đoán trong năm 2024, việc áp dụng có mục đích các công nghệ trí tuệ nhân tạo đã sẵn sàng cho việc cách mạng hoá việc lên kế hoạch, thực hiện và trải nghiệm sự kiện. Đây là một tín hiệu báo trước cho một kỷ nguyên của trí tuệ nhân tạo AI. Các khá cạnh quan trọng trong xu hướng này gồm:

• Trợ lý thông minh cho khách mời: Trí tuệ nhân tạo AI cung cấp hỗ trợ cho khách mời theo thời gian thực. Có thể trả lời các vấn đề của khách mời và hướng dẫn khách mơuf tham dự sự kiện thông qua hành trình được cá nhân hoá, điều này đảm bảo sự liện mạch cho trải nghiệm khách mời, người tổ chức và địa điểm sự kiện diễn ra.
• Phân tích dự đoán để cá nhân hoá: AI có thể phân tích được các tập dữ liệu lớn để đưa ra dự đoán. Điều này giúp nhà tổ chức sự kiện dự đoán được sở thích của khách mời, tăng mức độ tương tác và đưa ra các đề xuất cá nhân hoá hiệu quả.
• Công tác hậu cần hiểu quả với lên kế hoạch AI: Trí tuệ nhân tạo AI sẽ tự động hoá các nhiệm vụ như lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực, tối ưu hoá hoạt động cho người tổ chứ sự kiện và đảm bảo hiệu quả trong sắp xếp tài nguyên của địa điểm tổ chức.
• Quản lý nội dung động: Các thuật toán do AI điều khiển rất vượt trội trong việc quản lý nội dung, cung cấp thông tin liên quan từ các đề xuất trong và nội dung sau sự kiện. Tối đa hoá tác động và cung cấp thông tin chi tiết có giá trị cho các hoạt động cộng tác trong tương lai.

Hình ảnh hoàn thiện: Sức mạnh của sơ đồ 3D trong kế hoạch tổ chức sự kiện

Các công cụ nâng cao danh cho các nhà lập kế hoạch tổ chức sự kiện là ứng dụng tạo sơ đồ 3D chi tiết về không gian sự kiện, nhân mạnh vào việc lập kế hoạch cộng tác giữa các bên, các yếu tố thiết kế mang tính chính xác cao. Điều này cũng là một sự tiện lợi khi có thể lập kế hoạch tổ chức sự kiện từ xa với khả năng tự động hoá được tăng cao. Vào năm 2024, tầm quan trọng của phần mềm 3D được dự đoán sẽ tăng cao, trở thành thứ không thể thiếu để tạo ra các sự kiện hiệu quả và đẹp mắt về mặt hình ảnh. Các yếu tố quan trọng trong xu hướng này là:

• Hiệu quả cộng tác (Kết hợp giữa các hạng mục): Sơ đồ 3D mang lại hiệu quả tuyệt vời cho sự kết hợp các hạng mục trong sự kiện. Nó cho phép tương tác liền mạch trong thời gian thực với khách hàng và các nhà cung cấp, giải quyết được thách thức trong việc điều phối đầu vào và phê duyệt trong sự kiện.
• Trực quan hoá kết quả: Phần mềm sơ đồ 3D mang lại mô tả chân thực về bố cục sơ đồ mặt bằng, hỗ trợ hình dung dòng chảy sự kiện và hậu cần. Đồng thời nó cũng đóng vai trò chủ động để xác định và giải quyết trước mọi vấn đề cần thiết có thể xảy ra.
• Độ chính xác cao trong thiết kế: Việc sử dụng phần mềm sơ đồ 3D giúp cho sự kiện được thiết kế tỉ mỉ, giải quyết được điểm yếu trong việc thiết kế bố cục một cách chính xác, hạn chế tối đa sai sót có thể xảy ra trong sự kiện.
• Các bước đi ảo để mang đến thành công trong thế giới thực: Sơ đồ tầng bằng 3D tạo điều kiện cho các nhà tổ chức sự kiện có thể nắm dòng chảy sự kiện bằng các bước đi ảo sống động. Việc này giúp loại bỏ việc diễn tập trực tiếp tại địa điểm, phù hợp với bối cảnh ngày càng phát triển của việc cộng tác từ xa.
• Công cụ để nhà thiết kế sự kiện tự do sáng tạo: Trao quyền tự do sáng tạo cho các nhà thiết kế sự kiện. Các công cụ dành cho nhà thiết kế sự kiện trong các phần mềm cho phép họ xây dựng các màn hình trong sự kiện và tự chọn theo tỷ lệ, loại bỏ việc phỏng đoán và đảm bảo trực quan hoá chính xác các kế hoạch trong sự kiện.
• Hiệu quả trong việc lập kế hoạch từ xa: Khả năng lập kế hoạch sự kiện từ xa là nền tảng của phần mềm sơ đồ 3D. Đặc biệt, đáng chú ý trong bối cảnh hiện tại là các cuộc hợp thức tế không phải lúc nào cũng khả thi.

Thực tế ảo (VR): Tương lai của trải nghiệm địa điểm

Trải nghiệm thực tế ảo (VR) có ảnh hưởng đáng kể tới việc trưng bày tại các địa điểm và ảnh hưởng của VR tới ngành tổ chức sự kiến sẽ ngày càng tăng. Với khả năng tiếp cận ngày càng tăng, VR dần trở nên là một công nghệ không thể thiếu với các địa điểm trải nghiệm, những nhà lập kế hoạch sự kiện và khách hàng. Nó mang lại những trải nghiệm tuyệt vời với kỹ thuật số hiện đại. Bố cục hợp lý và vấn đề bảo mật của VR đang được cải thiện, các bản xem trước của sự kiện hấp dẫn đang thay đổi bối cảnh cạnh tranh trong ngành Event khiến VR trở thành một công nghệ thiết yếu. Trong năm 2024, VR được thiết lập để trở thành nhân tố có thể thay đổi các cuộc chơi, định hình lại cách giới thiệu và lựa chọn địa điểm sự kiện. Các tính năng của VR sẽ tác động đến các cảnh quan:

• Chuyến tham quan ảo từ xa: Việc sử dụng công nghệ VR đảm bảo thu hút khách hàng thông qua các chuyến tham quan ảo 3D từ xa, đẩy nhanh quá trình chốt giao dịch với trải nghiệm hết sức phong phú giúp thu hút khách hàng tiềm năng một cách linh hoạt với số lượng lớn.
• Xem trước sự kiện nâng cao: Công nghệ VR cung cấp các bản xem trước của sự kiện một cách chân thực. Cho phép khách hàng khám phá hầu như các ý tưởng được hiện thực hoá trước khi đưa ra quyết định. Tính năng này tạo điều kiện cho khách hàng cũng như những nhà lập kế hoạch đưa ra quyết định một cách tự tin hơn.
• Trải nghiệm các sản phẩm tương tác: Công nghệ VR cho phép khách hàng trải nghiệm tương tác ảo với cách bố trí, trang trí và các tiện nghi của sự kiện. Điều này nhằm nâng cao sự nhận biết và các khả năng của sự kiện, giúp nhà làm sự kiện tuỳ chỉnh để có những trải nghiệp phù hợp hơn.
• Bố cục được tối ưu hoá và giao thức bảo mật: Việc tích hợp VR với bản sao kỹ thuật số sẽ giúp các bố trí địa điểm tại sự kiện được tối ưu hoá và sử dụng không gian hiệu quả. Ngoài tính thẩm mỹ, VR còn tăng cường các giao thức bảo mật bằng cách mô phỏng và xác định các lỗi tiềm ẩn trong sự kiện.
• Tối ưu thời gian chốt giao dịch: VR sẽ biến đổi quy trình bán hàng, khiến nó trở nên hiệu quả và thuyết phục hơn với khách hàng. Nó tạo điều kiện cho việc chốt deal nhanh chóng bằng cách cung cấp cho khách hàng nhận biết thực tế sự kiện.

Mobile App: Khách mời được cá nhân hoá trải nghiệm khi tham dự sự kiện

Từng là tuỳ chọn trong ngành tổ chức sự kiện, mobile app đã phát triển thành một công cụ không thể thiếu trong tổ chức sự kiện trong năm 2024. Nó giúp mang lại trải nghiệm tuyệt vời bằng cách cá nhân hoá làm hàu lòng khách mời ở mức độ cao. Các mobile app giúp nâng cao đẳng cấp sự kiện với trải nghiệp được cá nhân hoá cho mỗi khách mời, cập nhật theo thời gian thực một cách liền mạch thông qua tin nhắn và danh thiếp ảo. Mobile app có thể phát triển thành các trung tâm kết nối, tiếp cận toàn cầu qua tính năng phát trực tiếp. Giúp thu thập thông tin và phản hồi tức thì, trao quyền cho người tổ chức để nâng cao trải nghiệm tổng thể của sự kiện. Các tính năng chính là:

• Các nội dung của sự kiện được cá nhân hoá: Trao quyền cho người tham dự bằng các nội dung chươg trình được cá nhân hoá, đảm bảo cho việc lập kế hoạch hành trình hiệu quả, mang lại trải nghiệm sự kiện phù hợp với lích trình cá nhân của khách mời.
• Cập nhật theo thời gian thực để nâng cao nhận thức của khách mời: Việc đưa vào các bản cập nhật theo thời gian thực sẽ nâng cao nhân thức khách mời, giúp họ luôn được cập nhật về những diễn biến mới nhất và những thay đổi cụ thể về chương trình.
• Khả năng gắn kết  thông qua nhắn tin và trao đổi danh thiếp ảo: Tạo điều kiện kết nối liền mạch, các ứng dụng này cung cấp tính năng nhắn tin và trao đổi danh thiếp ảo. Thúc đẩy sự gắn kết giữa các khách mời với nhau, nâng cao cơ hội Networking.
• Điều hướng khách mời trong sự kiện với bảng đồ tương tác: Bản đồ tương tác trong mobile app góp phần cải thiện việc điều hướng khách mời tại chỗ, giúp người tham dự dễ dàng xác định các vị trí trong sự kiện và các điểm đang được quan tâm chính từ các khách mời khác.
• Hỏi đáp trực tiếp, tính năng thăm dò ý kiến và trò chơi cho khách mời: Việc kết hợp các phiên hỏi đáp trực tiếp, tính năng thăm dò ý kiến và các yếu tố game hoá sẽ nâng cao mức độ tương tác, khiến sự kiện trở nên năng động và thú vị hơn.
• Được làm phong phú dựa trên các thuật toán do AI điều khiển:  Các thuật toán do AI điều khiển làm phong phú thêm trải nghiệm khách mời bằng cách cung cấp các nội dung được cá nhân hoá. Đảm bảo rằng khách mời sẽ nhận được thông tin phù hợp với sở thích của họ.

Cách mạng hoá việc lên kế hoạch bằng nền tảng đám mây

Các nền tảng dựa trên cơ sở dữ liệu đám mây đã nổi lên một cách mạnh mẽ. Các nền tảng này giúp cách mạng hoá cách tiếp cận và thực hiện các sự kiện, mang lại hiệu quả cao và sự đổi mới ở mọi giai đoạn lập kế hoạch. Trong năm 2024, những nền tảng này được thiết lập để nâng cao kế hoạch tổ chức sự kiện lên mức chưa từng có so với những năm trước đây. Thiết lập nên một nguồn thông tin với độ tin cậy cao, đồng thời nâng cao hiệu quả và thúc đẩy sự sáng tạo, tạo điều kiện thuận lợi cho sự cộng tác. Đây là một công nghệ mang tính biến đổi với các tính năng:

• Trải nghiệm AR và lập kế hoạch sơ bộ dễ dàng: Kết hợp các lĩnh vực vật lý và kỹ thuật số, các nền tảng này xác định lại mức độ tương tác của người tham dự bằng các lớp phủ tương tác, các hướng dẫn được cá nhân hoá với trải nghiệm hấp dẫn. Không gian thống nhất cho phép các nhóm tổ chức sự kiện dễ dàng tạo ra sơ đồ mặt bằng chính xác, đắm mình trong chế độ xem 3D hấp dẫn mang lại kết quả ấn tượng.
• Tự động hoá xuất sắc: Việc tích hợp tự động hoá vào thiết kế bố trí và khoảng cách giữa các hạng mục tổ chức sự kiện giúp mở rộng khả năng phối hợp khi sự kiện diễn ra thông qua các ứng dụng chuyên dụng làm hợp lý hoá việc phối hợp hiệu quả, trơn tru.
• Báo cáo chính xác với tích hợp AR: Thực tế tăng cường giúp nâng cao độc chính xác của báo cáo bằng cách tận dụng dữ liệu khách mời, báo cáo RSVP và sơ đồ tầng, đảm bảo tiến trình chính xác, điều chỉnh công suất sự kiện một cách hoàn hảo.
• Tính linh hoạt và sáng tạo trên đám mây: Quyền truy cập vào sơ đồ tầng của địa điểm tổ chức sự kiện và thư viện 3D giúp các nhà thiết kế sự kiện nâng cao tính thẩm mỹ tổng thể của sự kiện.
• Cộng tác hiệu quả: Truy cập theo thời gian thực đảm bảo sự liên kết tức thời và mối quan hệ lâu dài với khách hàng và nhà cung cấp, ban tổ chức, khách mời. Điều này khiến các nền tảng đám mây trở nên cần thiết cho việc lập kế hoạch sự kiện.

Tiêu điểm phát triển bền vững: Sáng kiến xanh trong lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Trong kỷ nguyên có ý thức về sinh thái hiện nay, các nhà tổ chức sự kiện áp dụng các nổ lực bền vững để làm giảm tác động đến môi trường. Những sáng kiến có tác động tốt đến môi trường sẽ rất thu hút được sự chú ý trong năm 2024. Các sáng kiến này có thể là:

• Sự kiện không rác thải: Việc phấn đấu hướng đến mục tiêu không rác thải bằng cách loại bỏ sản phẩm nhựa sử dụng 1 lần, triển khai các vật dụng có thể tái sử dụng trong tổ chức sự kiện.
• Địa điểm xanh: Ưu tiên các địa điểm với tính năng và các công nghệ thân thiện với môi trường từ chiếu sáng tiết kiệm năng lượng đến công nghệ tiết kiệm nước kết hợp với không gian xanh.
• Số hoá các quy trình trong tổ chức sự kiện: Giảm việc sử dụng giấy thông qua thư mời online, Event app, và đăng kí trực tuyến, nâng cao trải nghiệm của khách mời.
• Chương trình bù đắp carbon: Đầu tư vào các chương trình bù đắp để bù đắp tác động của sự kiện đến môi trường bằng cách hỗ trợ các dự án giảm khí thải nhà kính.
• Nguồn cung ứng địa phương bền vững: Tập trung vào cung cấp dịch vụ ăn uống với thực phẩm hữu cơ theo mùa có nguồn gốc tại địa phương tổ chức sự kiện, đồng thời điều này cũng nên áp dụng cho vật liệu xây dựng và trang trí trong sự kiện.

Trong năm 2024, ngành tổ chức sự kiện đang trên đà của một kỷ nguyên năng động và hiệu quả. Việc kết hợp các xu hướng công nghệ trên mang lại quyền tự do sáng tạo vô hạn của nhà tổ chức sự kiện và nâng cao mức độ tương tác của người khách mời sự kiện. Trong khi những đổi mới công nghệ như AI hứa hẹn sẽ mang lại hiệu quả tăng trưởng vượt bậc trong tổ chức sự kiện bằng cách cá nhân hoá trải nghiệm khách mời, thì các sáng kiến bèn vững cũng đang ngày càng nổi bật, điều chỉnh các sự kiện phù hợp với yêu cầu chung của toàn cầu về trách nhiệm với môi trường.

Cập nhật: Ngày 1 Tháng Một, 2024